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为了让HR、行政人高效搞定年会，我们今天用9个步骤，帮你梳理年会策划中的关键步骤。导图如下：

第1步：定义问题

年会是一项商业行为，其目的是为了解决商业和组织问题。因此，只有首先精确地描述问题，才能办成一场成功年会。

我们将“问题”定义为“现状和期待之间的差距”（问题=期待-现状），那么年会调研需要明确2点：

现状：公司现状是什么？今年运行状况如何？人们认为公司现状如何？是如何行动的？

期待：公司去往哪里？明年年公司的战略目标是什么？实现这个目标，需要同事有什么共识？需要作出何种行动？

年会的使命，就是通过活动，影响员工的信念和行为，缩小业绩差距。

过去一年，很多公司经历过不平凡的一年：

公司团队是否有很多新人，需要整合和培训？——团建培训，增强交流

公司快速发展期，是否要提出新的目标，激励人心？是否需要战略资源整合？——达成共识，树立目标

留下来的团队是否要进行激励？——回顾、表彰

了解公司期待和现状，需要从老板和员工两方面入手了解，并最终产出年会的方向。

第2步：活动概念

2.1确定概念和主题

定义好你要解决什么问题之后，就可以自然而然提出活动概念，常见的年会概念包含：

提出新目标凝聚团队奖励团队……

处于成长期的公司，业务在高速发展，年会的目的大多是加油鼓劲儿，集中表现奋斗、拼搏等主题。而到了成熟期，年会目的更侧重增强团队凝聚力，因此主题就相应的侧重打人文牌，走温暖路线。

过往一年是不平凡的一年，很多企业，把“涅槃”“逆境”“绽放”作为年的核心概念。

继而围绕这个活动目的，延伸出一句年会主题（slogan）。一个优秀的slogan往往直指“问题”，同时在表达上足够简洁、有力、新颖，使得参会人可以记得住、好理解。

2.2确定活动目标

确立年会要解决什么问题和概念后，要一般要遵循SMART原则，即：具体、可测量、可实现、相关性、时限性，将概念拆解为目标。

2.3初步构想举办时间、人数、地点

这是三个最重要的锚点。

定好举办时间，活动筹备就进入倒计时，还会影响参加者决策、供应商价格。确定年会规模（活动面积、人数），才能确定场馆选择、酒店、餐饮、交通、运营计划（如会场布置、用餐方式、停车、洗手间等运营配套设施、人力资源等）。确定举办地点，才能决定了场地、各类设施和服务的采购，甚至作为核心创意点贯穿活动策划。第3步：项目计划

至此，我们已经确定项目的边界，包括活动概念、目标、主题、时间、地点、人数。为了进一步推进年会落地，还需要向老板确认“人”“财”“计划”。

3.1预算和财务

活动预算不能局限于数字，而应该充分考虑变动。

固定成本（35%），包含策划、场地、搭建和布置、文艺活动等可变成本（50%），包含餐饮、住宿、旅行、礼品、停车等应急成本（15%）

3.2进度安排

项目组还要制定一个年会筹备时间表，拆分年会筹备的各项任务并布置完成时间点，保证整个筹备工作有条不紊。年会筹备，总体可以分为5个周期。

启动期（概念、主题、财务资源、人力资源、计划）

计划期（场地，及其他各项资源和服务的标准制定）

筹备期（动员、收集、采购、对接、管控各项资源）

现场执行期（保证正确的资源，正确运转）

总结期（总结优劣，形成文档以备提升）

活动进度管理可以用甘特图来呈现，并且将任务拆分到负责人进行管理。

3.3组建项目小组

整个年会项目的策划执行团队，不需要太多分工和部门，主要有2个要求：

①高效沟通方便跨部门工作的开展；

②管理老板与同事的预期。

筹委会的人员构成一定是有老板和各部门的同事在里面，如此一来，信息可以及时同步给公司上下，跨部门的支持工作开展起来也更顺利（尤其是要各部门出节目）。

除此之外，还需要各种供应商提供服务。这点我们在第6步进一步讲述。

第4步：创意和策划

现在你已经拿到了人财物基本资源，接下来要在项目框架和资源范围内，规划出一个更加具象的活动蓝本。

4.1创意和体验

独特的创意是任何活动的灵魂，一个好的核心创意可以带来一连串灵感诞生。创意的切入点，可能是活动主题、会场布置、灯光、色彩、道具等，但全部都要贴合“活动概念”。除了创意之外，你也需要设计出特殊的高光时刻（moment），让参与者体验到愉悦、成就，在脑海中留下深刻印象，甚至主动传播。

4.2内容和议题

年会至少要做好4类“栏目”：战略内容、关怀内容、基本内容、福利内容，以及做好内容审核。

战略内容，一般是指公司想要向大家传达的内容，如企业对当下的认知、战略和目标，或传达企业价值观和企业文化等。

关怀内容：公司宣传视频（推荐公司员工街拍式采访，非常出彩）、年会祝福视频/员工故事/客户故事/老板发言或老板个人的保留节目等等。

基本内容：歌舞、小品等娱乐内容。

福利内容：年会奖品本身非常具有话题性且可以迅速带动现场氛围。

4.3议程

议程就是对内容的时间安排，总体原则是各要素之间，相互呼应，松弛有度，并进行人性化设计。最终输出一项议程。

是否足够的内容，让参与者保持兴趣？

活动要求有明确的起始、结束、暂停时间吗？

各个环节持续多久？

各个环节之间要预留多长时间？（保留足够时间换场地、翻台等）

活动是否有娱乐节目？是否保持安静或者走动？特殊需要？足够的休息和餐饮？

第5步：场地选择和规划

场地也是创意和策划的重要组成部分，一个好场地能最大程度呈现活动概念，实现活动目的。因此，场地的选择要和创意同时进行，甚至提前在第2步“活动概念”时进行。

5.1选择场地的类型

场地是活动策划落地的开端，因为他决定了年会的形式。现在的企业往往十分重视文化，于是在年会选址上首要考虑的，是这个地点的某些特质是否能与公司文化相吻合。但选址不能仅凭理想主义的意义契合而全然不考虑现实的经济因素。除了类型外，还要考虑：年会环节、容量、设施、档次、花费、交通、配套（如餐饮住宿）、备案等因素。

大型公司只需要找到一个能够满足开会、用餐、住宿的场地就好，场地预订时间往往要提前数月。小型公司，由于人数较少，预算和安排非常灵活，可以追求更多创意、体验和互动——比如酒吧、咖啡厅、轰趴、滑雪、烧烤、海边、旅行，在预算充足的前提下，任你发挥。

而中型公司，由于公司已经具备一定实力，一般要兼顾条件、体验和性价比，可以考虑具有一定娱乐设施或附近景点丰富的酒店或度假村。

5.2场地考察和选择

我们曾经总结过的事项检查清单，其中包括：

交通类检查项

酒店位置检查项

嘉宾入场环节场地检查项

餐、房、娱乐、体验场地检查项

会议场地检查项

筹备场地检查项

酒店周边设施检查项

在对场地进行考察后，就可以和酒店进行商务洽谈。

第6步：活动现场设计，及服务商选择和管理

6.1物理环境+无形环境

恭喜你已经完成了“年会策划”阶段，并且已经规划出了年会的美好蓝图。接下来，就可以对会场在“什么时间，什么地点，发生什么，参会人做什么，感受到什么”，进行更详尽的规划和落实，制造更好的物理和无形环境。需要考虑的维度包括：搭建、灯光音响、服装道具、主持、视频、礼仪服务、交通、签到、餐饮、住宿、礼品……这或许是年会项目中最为庞杂而繁复的环节，如果年会本身规模较大，主办方可以主要梳理对服务和资源的标准和需求（如时效、规模、质量），然后请专业的服务商进行具体方案策划、计划和落地。

6.2挑选和管理供应商

大型年会可以选择总包（即全部委托给一家供应商），好处是相对省心，联络方便，对接容易。但有时我们并不需要全部外包，这时候就可以选择分模块外包，比如拆分为创意/执行/采购三个模块，按需外包，好处是更为灵活。服务商的采购过程包括：

服务商外包计划

服务商评估和遴选

商务谈判

合同管理服务商对项目进行设计

服务商执行

第7步：现场管理

现在，我们已经把所有的资源和服务都准备好了。现场管理的任务，就是让“正确的资源（或服务），在正确的时间，以正确的方式呈现”。而在年会现场，可以按照区域不同，划分为以下几个负责人：

现场负责人：整体把控现场整体情况。主会场负责人：监督主会场内部的大事小情严格执行，保证员工体验。

控台负责人：对于舞台所有流程、视频、灯光、音频进行掌控。

前台负责人：负责签到体验、安保有序。

搭建负责人：除主会场外，最重要的板块负责人。搭建质量决定了设计是否能够落地，继而决定了活动的逼格。搭建也要严格控制进度，确保在活动开始前，把场地交付。

物料负责人：物料运输、管理、发放、回收。

摄影摄像负责人：对接好活动记录人员，安排记录重点moment。

现场活动管理要做到事无巨细，所有工作提前做好安排和准备，为整个年会顺利进行做好铺垫。会务组人员名单提报，领导授权了，通过各部门选择的会务组人员才好听令安排。

7.1活动纲要

以事情为主要纲要，管理现场的各项事宜。核心功能是“什么人在什么时间，应该要做什么事情”。他可以理解为“经过细化的活动日程安排”。

7.2关键角色培训+行动指南

在一些重要的岗位，你可以为这些关键人，提供关键角色行为清单。相对于日程，这种操作手册，更能帮助这些关键角色做到万无一失。

7.3检查清单

在搭建及彩排工作结束后，建议再召集各个版块的工作人员一起开一个现场碰头会。同步信息，查漏补缺，非常关键。检查清单：各个口的负责人员的最后确认，例如：1、检测电源，无线网，投影，麦克风及音响设备，桌椅、舞台、背景板是否全部准备就位？急需要添加的赞助方的LOGO贴字？某个背景板前亮度够不够？2、没有提交到控台视频和PPT还有几个？由谁负责到位？几点到位？3、是否同步了最新的活动流程和嘉宾名单？主持词最后的修改确定？……

7.4沟通机制

建立有效的沟通机制，利用对讲机、

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